Заполнить аттестат Ваших учеников на принтере очень просто! (Полезные советы)
С 2010 года аттестаты школ необходимо заполнять на принтере. За решение этой задачи взялись многие разработчики, и программ появилось немало. Формальные требования к заполнению аттестатов несложны, их только надо выполнить. Но, как оказалось, некоторые нюансы оказались неучтенными, что-то делается неудобно, а какие-то вполне очевидные функции не реализованы. Что же требуется дополнительно от действительно хорошей программы заполнения аттестатов?
1. Система контроля ошибок.
Вводить данные – работа нудная и трудоемкая, и при этом весьма ответственная. При этом вероятность ошибок возрастает в условиях дефицита времени, а ведь каждая ошибка – это испорченный бланк аттестата. Процедуру замены испорченного бланка Вы, наверное, представляете – она не из приятных.
Значит, хорошая программа заполнения аттестатов должна:
на каждом шагу отслеживать вводимые данные и проверять их на правдоподобность;
в случае явных ошибок подсказывать оператору, что не так, и рекомендовать правильные действия;
автоматически склонять ФИО выпускников в требуемом дательном падеже;
делать распечатки контрольных листов для сверки введенных данных;
отслеживать типы бланков аттестатов, то есть не позволить аттестат медалиста напечатать на обычном бланке (ведь они отличаются);
запрещать повторную печать аттестата выпускника;
и при всем этом – максимально удобно и прозрачно вводить и модифицировать данные, обеспечивать требуемую сортировку по спискам.
2. Визуализация введенных данных.
Очень желательно иметь возможность контроля изображения введенных данных на бланке сразу после ввода. Ведь размеры печатных полей ограничены, а на размещение в них данных зависит еще и от использованного шрифта. Имитация печати сразу после ввода данных позволит незамедлительно принять необходимые меры.
3. Печать на бланках любых типографий.
Как выяснилось (и оказалось для многих очень неприятным сюрпризом), бланки аттестатов, отпечатанные в разных типографиях, заметно отличаются друг от друга: поля располагаются со смещениями, а сами их размеры отличаются. Такие смещения и отличия размеров доходили до 15 миллиметров! Как решить эту проблему? Возможные варианты:
включить в комплект дистрибутива программы заполнения аттестатов несколько шаблонов бланков. В этом случае не исключено, что ни один из этих макетов не подойдет к Вашим бланкам. Но бланки Вы получили только что, через неделю уже пора вручать отпечатанные аттестаты – и как быть? Вроде бы и программа заполнения аттестатов есть, а воспользоваться ей нельзя.
включить в саму программу редактор шаблонов бланков. Такой редактор должен быть очень простым и наглядным. Существуют программы с настройкой шаблонов путем заполнения огромных таблиц. Однако наилучший вариант – визуальный редактор, показывающий на экране бланк и поля, в которые надо вписать размеры реального бланка. Еще одна полезная функция – возможность импорта и экспорта шаблонов. То есть в городе, где бланки одинаковы, достаточно только в одной школе создать шаблон бланка, а затем поделиться этим шаблоном с коллегами.
4. Защита от потери данных - резервное копирование.
До крайности обидно, когда в результате компьютерного сбоя введенные и проверенные данные вдруг погибли. А если аттестаты надо печатать уже завтра? Конечно, можно самому создавать резервные копии данных. Однако ответьте честно – а Вы сами часто делаете резервные копии? То-то же. Так что гораздо лучше, если программа сама будет выполнять резервное копирование, а в случае неприятностей легко их восстанавливать из копии.
5. Удобное для пользователей лицензирование.
Пятое. Как правило, в школе подготовка данных для заполнения аттестатов выполняется на нескольких компьютерах. Приобретенная же программа может быть установлена только на один компьютер, а на других она неработоспособна. Согласитесь, что в этом случае это, по крайней мере, неудобно. Опять-таки, а если компьютер с установленной программой заполнения и печати аттестатов выйдет из строя в самый неподходящий момент? Следовательно, лицензия на программу должна позволять работать на любом школьном компьютере.
Сказано - сделано. Реализация требований.
Может возникнуть вопрос: а не многовато ли дополнительных требований к программе, которая должна просто заполнять аттестаты? И реализованы ли они где-нибудь? Перечитайте еще раз рассмотренные все в статье требования – с первого по пятое – и рассудите, стоит ли отказываться хотя бы от одного из них. Тем более, что программа заполнения аттестатов, где они все реализованы, существует – это программа "Аттестаты-СП". И кроме всего перечисленного, в ней реализованы еще такие удобные функции:
простое и наглядное разделение длинных наименований предметов и дополнительных сведений на две строки, а результат разделения можно сразу же визуально проконтролировать;
все данные можно посмотреть на бланке одновременно с границами отведенных для них полей;
можно переносить списки предметов и дополнительных курсов из класса в класс и из года в год, что сэкономит немало времени и труда;
для каждого выпускника на странице дополнительных сведений можно выводить и его индивидуальные записи (помимо общих, относящихся ко всему классу);
кроме того, для страницы дополнительных сведений можно делать центрируемые заголовки;
и напоследок – с большой перспективой: список выпускников 9-х классов через два года можно перенести в список выпускников 11-х.
Программа получилась дружественная и интуитивно понятная, со множеством подсказок. Автор сам принимал участие в заполнении аттестатов 2010 года (в первой версии "Аттестатов-СП"), и поэтому прекрасно понимает, что от такой программы требуется. Окончательная доработка программы выполнена позже, летом и осенью 2010 года. Это позволило учесть в ней все недостатки, выявленные в существующих программах, и эффективно их устранить.
Кстати, некоторым категориям школ (небольшим сельским школам, интернатам, коррекционным школам и школам для детей с ограниченными возможностями и детей-сирот) лицензия предоставляется бесплатно – смотрите информацию на сайте. Бесплатную лицензию можно получить автоматически.
Сейчас программу многократно скачивают с сайта ежедневно. Приглашаю и Вас!
Вводить данные – работа нудная и трудоемкая, и при этом весьма ответственная. При этом вероятность ошибок возрастает в условиях дефицита времени, а ведь каждая ошибка – это испорченный бланк аттестата. Процедуру замены испорченного бланка Вы, наверное, представляете – она не из приятных. 
